内部統制
「帳票・ドキュメント」からはじめる「内部統制」への現実的な対応
いま、企業に求められる迅速なITの対応。内部統制強化や避けて通れない日本版SOX法への対応、事業構造の変化に即応できるITのあり方は、経営にとっても情報システムにとっても重要かつ急務のテーマとなっている。今回は具体的なITの対応について、どの業務プロセスにも存在するデータ入力と帳票出力にフォーカスを当てる。IT業務処理統制における「インプットコントロール、アウトプットコントロール」への第一歩として「帳票・ドキュメント」の集中管理を考え、実際にユーザー企業の動向にみるリスクマネジメントとそのコストメリットを掲げる。
内部統制の強化や迫りくる日本版SOX法の法整備に向けたITの対応は、監査や業務部門とIT推進部門による大プロジェクトである。お金も、人手も、時間も掛かる。さらに、情報システムは業務部門の要件定義が定まらなければ、そうそうシステムの見直しに着手はできないという。だが、日本版SOX法に至っては、対応の期限が明確に切られており、少し先が延びたとはいえ、「待ち」の姿勢に終始すれば、到底システムの見直しまでの時間に猶予はないだろう。
そもそも、情報システムの目的は、企業の収益性向上にあって、ITによって利用部門の満足度を引き上げていくことにある。その意味では、待ったなしの日本版SOX法の法整備に向けたIT対応も、そのための手段であり、クリアしなければならないハードルの1つだといえる。ネガティブに考えるよりは、攻めのビジネスに転じる絶好の機会として、積極的なITへの対応を進めていかなければならない。
では、どこから着手していけば良いのか。テーマが大きいだけに難しい。情報システムとしては、コストと人手、時間をできる限り掛けることなく、先行して ITの手当てに取り組み、かつ着実な成果を期待したい。日本版SOX法は、ITという手段を活用して、企業規模を問わず効率よく、コストを抑えて内部統制対応の実現を目指すものだということができる。まず目前に迫った"準備"をどのように行なえばよいのか。その局面で、現実的な"やるべきこと"の解（こたえ）が、実際にユーザー企業が取り組む「帳票」の一極集中化の施策に見出せるのだ。
● 日本版SOX法における「ITへの対応」の位置付け
帳票入力～インプットコントロールへの一手
日本版SOX法の法整備に対する対応やITガバナンスの実現は、多くのユーザー企業が自らの企業を将来にわたって守り、さらにビジネスの勝機をとらえる上で重要なテーマとして掲げることができる。ビジネスや事業構造の変化に即応できる柔軟なシステムが求められているいま、コンサルティング企業や監査機関だけでなく、ソフトウエア・ベンダーもまた真剣にユーザー企業が目指す「本来あるべきシステム構築」をともに考えていかなければならない。
日本版SOX法でうたわれている『ITへの対応』は、そもそも手段であり、お金や人手、時間の掛かる部分をITで省力化することにある。そこがITの出番でもあり、「帳票」という観点から考えることで、IT業務処理統制の分野で、どのように対応すべきか、具体的な方向性が見えてくる。
はじめに、現場業務を帳票・ドキュメントから見たらどうなるか、1つの例として、ある会社の購買業務のプロセスを挙げる。まず、そこでは、業務が開始されると社員やスタッフは指定の文書や各種申請書を起案する。稟議・承認が進むにつれ紙に書かれた情報はシステムにデータ入力され、見積書によって価格が吟味され、最終的には発注書など帳票として出力される。これは海外にはない日本固有の文化ともいえるが、管理する側は、情報のコントロールをどう手当てしていくか、基幹システムに限らず部門に数多く散在する文書・ドキュメントをどうデータ化し標準化していくか、具体的な対応に迫られることになる。
● 帳票・ドキュメントから見たIT業務処理統制
"インプット"部分に各種ドキュメントや申請書があり、システムの"アウトプット"として各種の帳票出力が存在する。日本版SOX法におけるIT業務処理統制の分野でいう、「情報の入力」であるインプットコントロールと、「情報の出力」であるアウトプットコントロールへの手当てとしなければならないところだ。まずは個人のPCや管理部門にある稟議や各種申請書などの紙、Word、Excel、PDFファイルをどうデータ化して集中管理を実現するかにある。そこでポイントになるのが、紙に変わる新しい情報入力用画面を用意し、従来紙で回していた業務フローをそのままIT化するソリューションだ。
これを実現するには、帳票入力画面作成ツールである。紙のドキュメントやWord、Excel、PDFファイルを取り込んでHTML化することで、Webブラウザからの情報入力が可能になる。これはすなわち、情報のインプット部分をIT化することにつながる。
また、ワークフローやマスターデータとの連携モジュールなどにより、「ドキュメント＝情報入力部分」の統制に大きな効果をもたらす。入力画面作成ツールによって、データ化するための入り口をつくることができる。紙と異なり、すべてのドキュメントをWeb化することで、基幹業務系の文書のみならず、部門に散在するドキュメントもデータとして集中管理が可能となり、「いつ・誰が・どのドキュメントに・何を」入力・参照したかというログも取得できる。これで、情報の入力から、その流通・利用プロセスを管理できるようになる。
入力した情報を出力（アウトプット）する場合は、基幹システムデータベースのデータを吸い上げ、帳票として出力する帳票ツールを用いる。入力画面作成ツールで入力したデータを、そのまま基幹システムデータベースへと連携し、最終的に帳票として出力することで、情報のインプット／アウトプットすべてのプロセスをITでコントロールできる。つまり、日本版SOX法の目的である「業務プロセス統制」「ITによる業務処理統制」が可能になるのである。
