文書管理
文書管理システムユーザーの過半数が「不満」と回答
ビジネスを行う上で避けられないこと、それは日々増え続けるさまざまな文書の管理だ。社内には、公式な紙文書・帳票に限らず、MS-Wordなどを使って書いた議事録や提案書、それに社内で処理するさまざまな申請書などがある。こうした文書やファイルを中心に、日々の業務が回っていく。逆にいえば、文書やファイルがしっかり管理されていなければ、業務が滞ってしまうということだ。こうした課題を解決するために登場したITツールが「文書管理」といわれる分野だ。
これは主に、PCファイルのバージョン管理を中心に、文書ファイルを主軸にしたワークフローの構築、セキュリティ確保といった機能を提供する。文書管理に悩む企業にとっては救いの存在であり、実際にキーマンズネットが行った「文書管理ツールに関するアンケート」によると、「（文書管理システムを）導入済み」と答えた企業は34.4%、「導入予定」は24.6%と、非常に高い関心を持っていることが伺える。
導入のきっかけとしては、「全体的なコンテンツ管理のため」「社内ナレッジ活用の一環として」のほか、「SOX法対策として」を挙げる企業が増えている。これまで"何となく"管理していた文書を、IT導入により、文書管理プロセスそのものや、業務フローを確立しようという動きだろう。
● 日本版SOX法における「ITへの対応」の位置付け
一方、その効果はどうか。同アンケートによると、「非常に不満がある」と回答した企業は全体の13％、「やや不満がある」とした企業は41.5％にのぼる。つまり導入企業の過半数が、文書管理システムに不満を抱いているということだ。
● 文書管理ツールの満足度
この理由はなぜか。さらに深い調査によると、「不満がある」とした企業の多くは、「文書管理システム導入時に、具体的な利用方法をきちんと考えていなかった」としている。つまり、「導入すれば管理しやすくなるだろう」という期待値が先行したわけだ。
だが、文書管理システムは、予想以上に管理工数を要するシステムだ。個人のファイル管理のモラルに依存することも多いため、社内全体で効果を出すには時間がかかる。ITにも業務にも詳しい専任担当者も必要になる。また、紙文書とPCファイル文書が混在し、1つの業務でもワークフローが複雑になってしまう。そもそも、新しく導入したシステムの操作や画面にも慣れる必要がある。結果、現場業務に支障を来たすケースも少なくない。 こうした不満を解決すれば、文書管理システムの効果は劇的に上がる。
● 文書管理ツールの重視ポイント
SOX法対策や業務効果につながる「文書管理」とは
多くの企業が不満としているのは、「文書管理システムを導入したために、管理に工数が取られたり、業務フローが複雑化してしまった」ことに尽きる。つまり、「管理工数がかからず、現在の業務フローを変えることなく」文書を管理できたら、満足度は向上するということだ。満足度が向上するだけでなく、IT化することで、文書へのアクセスログや業務フローのトレース（追跡）もしやすくなり、SOX法対策や業務のスピードアップにもつながる。また、紙文書やPC ファイルも含め、すべてシステムで管理できれば、文書保管場所も効率化できる上、検索しやすくなるというメリットもある。IT初心者でも使いやすいものならば、専任の管理者も不要になるだろう。
そのためには、文書管理システムは、少なくとも以下の機能を備えていなければならない。
- 紙文書やWord／Excel／PDFファイルなどあらゆる文書を一元管理できること
- IT初心者でも、紙文書やWord／Excel／PDFファイルなどを簡単にシステムに取り込めること
- 現場業務を変えることなく、むしろ効率化を促すこと
こうした機能条件は、基本的なWeb技術を有効活用することで満たすことができる。 具体的にいえば、紙文書やWord／Excel／PDFファイルなどをシステムに"取り込み"、Web 化することで、文書の管理や閲覧・利用を効率化する。Webブラウザ自体、あらゆるレベルのユーザーに非常に馴染みが深いので、「専用の文書管理システムに慣れないといけない」ということはない。問題は、社内に散在する紙文書やWord／Excel／PDFファイルを、どのようにシステムに取り込んでWeb化するかだ。
文章のHTML化
どのような手順で、社内のあらゆる文書やファイルをWeb化するのか。 そのためには、文書やファイルをHTMLに変換するシステムと、変換したHTMLをWebブラウザで利用できるようにするサーバが必要となる。また、既存のデータベースとの連携など、ニーズに応じて機能追加できることも望まれる。
例えば、紙文書やファイルをHTMLへと変換するステップは次のとおり。
- Word／Excel／PDFなどのファイルをHTML化する。紙文書ならば、スキャナーで取り込んでからHTML化する（原本のファイルそのままの見た目で）。
- 取り込んで生成したHTMLファイルに、Webブラウザからでも入力できるように、入力フィールドや入力支援機能を追加する。
- 生成したHTMLファイルをサーバにアップロードし、そのままの形でWeb閲覧できるようにする。
