帳票データの活用を促進するタイムスタンプ／電子署名

IT化の進展と共に、大きな問題となってきたのが「デジタルデータの安全性」です。デジタルデータは、紙文書などに比べ、流通・管理しやすいという特徴があるものの、複製や改ざんが容易という弱点のため、ビジネスでの信頼性は低いとされてきました。

この状況に終止符を打ったのが、2005年4月に施行された「e-文書法」です。この法律では、デジタルデータの利便性を評価した上で、「文書の作成者や作成時を確認でき、出力した紙文書と同一であること」などの条件を満たせば、デジタル化された文書や帳票の電子保存を認める、というものです。ほとんどの企業で業務システムを導入し、帳票を作成・出力している今日、この法律の施行により、帳票の電子管理や活用は一層進んでいます。こうした重要な帳票データの信頼性を保証する技術が、タイムスタンプ／電子署名なのです。

帳票データに限らず、あらゆるデータは、「いつ」「だれが」「何を」という3つの要素を証明することで信頼性が保証されます。タイムスタンプ／電子署名は、帳票データの作成時刻、取引に使われた時刻を保証し、かつ非改ざんの保証をなすことで、大切な帳票データの電子活用を促進します。

“印鑑”と“鍵”でPDF帳票の信頼性を保証

上長や他部門から承認を得る際、必要になるのは責任者の「印鑑」です。印鑑は、個人を特定したり、承認や確認の印であったりと、日本の商習慣の中で大切な役割を担っています。

しかし、ITの発展によって、重要書類や関連帳票がPDF化され、システムの中でやり取りされるようになると、この「個人特定」「承認・確認」をどのように特定するのかという問題が出てきました。「やはり、従来の習慣に基づいた印鑑の方がわかりやすい」「法的に捺印が求められる」といった背景もあり、ビジネスにおいて印鑑そのものの存在は依然大きいといえます。

重要なビジネス文書や帳票がPDF化されることで、管理や活用は容易になりますが、実際のプロセスにおいて、これまでの商習慣をくつがえして運用するのは難しいことです。また、PDF化された帳票について、その信頼性や承認の可否はどこに求めればいいのかわかりません。こうしたニーズに応えるのが、電子ハンコです。これは従来のハンコのような印影をPDFデータに捺印することで、承認や申請、確認プロセスの迅速化はもちろん、文書の作成者・承認者を保証するというセキュリティ対策にもなり、PDF帳票の活用に欠かせないソリューションといえます。

また、PDF帳票の中には、漏えいや改ざんに注意しなければならない「機密文書」も数多く存在します。このようなPDF帳票については、IT化の利点を最大限に活かした電子鍵を活用することで、紙以上に機密文書・帳票の安全性を担保できます。