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ユーザーから提示される業務課題に基づき、システムに求められる機能を分析・抽出する作業のこと。アプリケーション機能だけでなく、パフォーマンスや高可用性、セキュリティ上の要求や、出力する帳票の種類、その様式といったことも要件に入る。アプリケーション自体の機能ではない、こうした要件を「非機能要件」と呼ぶ。
要件定義は通常、モデリングを行って必要とされる機能を洗い出すことから始めるが、システム設計・開発段階で、上記のような非機能要件を的確に抽出していないと、後工程になってから手戻りが発生し、開発が遅れるというリスクが生じる。