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各部門や業務システムで作成したドキュメントを保管し、バージョン管理やアクセスログ管理を行うためのシステム。特に手元のパソコンでドキュメントを作成すると、誤って削除したり、オリジナルファイルを改変してしまったり、情報が分散するリスクがあるが、個人で作成したドキュメントも、ドキュメント管理システムにアップしておけば、分散や削除対策、オリジナルファイルの保護が行える。