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システムの運用状態や、ビジネス要件に合わせ、最適な状態を保つために監視、改変すること。一度開発したシステムも、ビジネスの拡大に伴い、別の機能が必要になったり、ユーザー数が増えるということがあり得る。そうした要件を加味し、改変（新たな開発作業）を行うことも、メンテナンスの1つである。
また、帳票の種類や体裁変更、新たな帳票の作成要件など、帳票関連でシステムの改変を行うケースは実に多い。特に官公庁提出帳票の場合、法改正によって体裁が変わることがある。そうした場合、新たな帳票を設計し、出力プログラムを改変しなければならないため、帳票システムが持つ帳票設計のしやすさや、印刷要件への柔軟な対応は不可欠となる。