文書・帳票データを確実、安全に管理

文書や帳票は、そのほとんどが、一定期間の保管が法的に義務付けられていたり、社内保管を要するものです。保管期限も、年単位におよぶ長期保管が必要だったり、数カ月単位であったりとさまざまです。

こうしたニーズに対し、ITは、紙に比べると「保管が容易で場所も取らず、検索性が高い」というメリットがあります。その一方、電子化された文書や帳票は、修正・変更が容易なため、バージョン管理の徹底が必要になります。定められた保管場所（ファイルサーバなど）に最新版の文書・帳票をきちんと保管し続けることは非常に難しく、結果として「最新版の文書・帳票データの所在がわからない」「重要な文書・帳票データを紛失してしまった」といった事故に発展することもあるのです。

こうした事態を防ぐために、文書管理システムがあります。文書管理は、重要なビジネス文書・帳票を効率的に管理するだけでなく、内部統制への対応やセキュリティ対策といった機能を持つことで、文書・帳票を保全するのです。

また、過去の文書・帳票データをアーカイブすることで、ハードウェアリソースを効率的に使ったり、ビジネスコンティニュイティ（有事の際にも、ビジネスを継続できること）の保証が可能になります。

電子帳簿・帳票の効果をさらに向上するソリューション

帳票システムは数多くありますが、どのような視点で選ぶべきでしょうか。 多くの場合、導入社数や価格、機能を比較項目として挙がります。重要なのは、これらの項目を単純に比較するのではなく、導入実績が多くても低価格で機能が限定されているシステムかもしれませんし、高機能ゆえに導入実績が少ないということもあるので、慎重に検討することが必要です。特に機能の評価ポイントとしては、「精密さが求められる公的機関提出帳票を、迅速に設計できるか」「多様な業務パッケージ、ミドルウェアに対応しているか」などが重要になります。また導入実績では、単純な社数ではなく、「どれだけ大規模で運用されているか」もポイントです。もちろん基本となるのは、帳票設計の機能であり、強靭（きょうじん）な出力機能を備えていることですが、自社に合わせて運用するには、そのオープン性や対応規模も忘れてはなりません。

実際、多くの帳票システムにはそれぞれ得意分野があります。要件によっては、不足している機能もあるかもしれません。たとえば電算センターの帳票出力と、自社内帳票システムとの併用であったり、レガシー資産の帳票類を活用したり、帳票を高速検索するといったニーズです。

そうした機能について、すべて1製品でまかなうのではなく、必要な機能に“強み”を持つ製品を、基本の帳票システムと連携させて使っていくことで、無駄のないIT投資ができます。